IDEA  Annuleringsvoorwaarden 2009

Bij opschorting en annulering van het door uw geboekte event bij ons, hanteren wij de annuleringsvoorwaarden vastgelegd in de Algemene Voorwaarden van IDEA. Bekijk de Algemene Voorwaarden

Het artikel uit de Algemene Voorwaarden hebben wij voor uw gemak hieronder ook geplaatst. 

Artikel 10 Opschorting en annuleringsvoorwaarden specifiek: 

10.1 De opdrachtgever is niet gerechtigd tot verrekening en/of opschorting van enige betaling, behoudens voor zover opdrachtgever een natuurlijke persoon betreft, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. 
10.2. Opdrachtgever is gerechtigd het (deel)evenement/de dienstverlening/de (deel)activiteit zonder naderende motivering te annuleren onder de voorwaarde dat het navolgende percentage van de voor volledige uitvoering van de Overeenkomst overeengekomen opdrachtsom (of - in geval van een overeenkomst die betrekking hebben heeft op meerdere deelevenementen/de deelactiviteiten zoals bedoeld in de laatste volzin van artikel 1.4 (zie algemene voorwaarden) het met het desbetreffende deelevenement/de desbetreffende deelactiviteit samenhangende gedeeldte daarvan) door opdrachtgever wordt vergoed, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 
A) In geval van uitstel of annulering in de periode liggend tussen 12 en 9 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 10% van de volledige opdrachtsom;
B) In geval van uitstel of annulering in de periode liggend tussen 9 en 6 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 25% van de volledige opdrachtsom;
C) In geval van uitstel of annulering in de periode liggend tussen 6 en 3 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 50% van de volledige opdrachtsom; 
D) In geval van uistel of annulering in de periode liggend tussen de 3 en 2 maanden voor het aanvangsmoment, minimaal 75% van de volledige opdrachtsom; 
E) In geval van van uitstel of annulering in de periode liggend tussen 1 maand voor het aanvangsmoment en het aanvangsmoment zelf, 100% van de volledige opdrachtsom. 
10.3. Indien op het moment van annulering het totale bedrag van de betalingsverplichtingen die in verband met de Overeenkomst op Opdrachtnemer rusten of naar aanleiding van de annulering zullen ontstaan, waaronder verplichtingen jegens de uitvoering van de Overeenkomst ingeschakelde derden en/of andere vorderingen van derden, hoger is dan hetgeen Opdrachtgever op grond van de in artikel 10.2 (zie algemene voorwaarden) opgenomen annuleringsregeling aan Opdrachtgever verschuldigt is, dient Opdrachtgever dit hogere bedrag aan Opdrachtgever te vergoeden. 

IDEA evenementenverzekering 2009

Tevens biedt de IDEA u de mogelijkheid om voor uw evenement een verzekering af te sluiten. Meer informatie over de IDEA evenementenverzekering 

Hieronder hebben wij voor uw gemak het een en ander al uitgelegd. 

Wat is een evenementenverzekering? 
Deze verzekering, ten behoeve van de risisco's verbonden aan de evenementen die in opdracht van u worden georganiseerd, is ontwikkeld in samenwerking met Adviesgroep CombiNed West-Friesland en Nationale Nederlanden. U kunt gebruik maken van deze verzekering indien uw evenement door een bij IDEA aangesloten evenementenorganisatiebureau wordt georganiseerd. 

Waarom?
IDEA heeft oog voor de risico’s die u als opdrachtgever bij de organisatie en uitvoering van evenementen loopt. De IDEA-Evenementenverzekering zorgt er voor dat vrijwel al uw (financiële) risico’s gedekt zijn.

Wat wordt er gedekt?
Annulering of voortijdige afbreking van een event, door een van de wil van verzekerde (=opdrachtgever) onafhankelijk onzeker voorval, waarbij verzekerde zich aan al zijn/haar contractuele verplichtingen heeft gehouden, waarbij geen sprake is van een met naam en toenaam genoemde uitsluiting. 

Wat betekent dat? 
- Er moet sprake zijn van een gedwongen situatie die leidt tot annulering of afbreking. Denk aan afbranden evenementenlocatie, overlijden of ernstige ziekte van een jubilaris of andere voor het wel/niet door kunnen gaan van het event belangrijke persoon of personen, faillissement van het organiserende bureau (IDEA-lid). 
- Verzekerde mag er zelf geen invloed op hebben gehad. Heeft bijvoorbeeld zelf rekeningen niet betaald, heeft zelf geen vergunning aangevraagd of verkregen, neemt zelf besluit tot annulering uit overwegingen van piëteit. 

Waarom niet helder punt voor punt beschreven wat er is gedekt?
Dat leidt altijd tot een limitatieve opsomming van dekkingen. Dat is altijd een beperking ten opzichte van de huidige polisredactie. De huidige polisvoorwaarden bieden kort gezegd dekking voor alles wat niet is uitgesloten. Bijvoorbeeld niemand had begin jaren ’90 kunnen voorspellen dat opdrachtgevers geconfronteerd zouden worden met een gedwongen annulering van een event, omdat de landelijk gelegen locatie van het event onbereikbaar was in verband met het uitbreken van een besmettelijke ziekte onder het vee.

- Voor events met een waarde tot € 500.000,- wordt er een uitgebreide standaarddekking geboden inclusief dekking voor non-appearance. 
- Er wordt dekking geboden voor weersomstandigheden die het onmogelijk maken om de locatie van het event te bereiken (denk aan overstromingen in Zuid-Nederland) 
- Er wordt dekking geboden bij faillissement van het organiserende bureau (IDEA-lid).

Zijn er ook events die niet verzekerd kunnen worden?
Houseparty’s, studentenfeesten en danceparty’s kunnen niet verzekerd worden.
Daarnaast dient er vóóraf overleg gepleegd te worden over de mogelijkheden voor events met een te verzekeren budget van meer dan € 500.000,-- en voor events buiten het dekkingsgebied.
Ook events waarbij al omstandigheden bekend zijn die zouden kunnen leiden tot annulering c.q. voortijdige afbreking kunnen niet verzekerd worden.

Zijn er nog andere aanvullende dekkingen mogelijk? 
In aanvulling op de IDEA-Evenementenverzekering kan een offerte worden aangevraagd voor:

  • ongevallenverzekering
  • cascoverzekering voor bij het event benodigde materiële zaken
  • aansprakelijkheidsverzekering
  • stormdekking (*)
  • regenverzekering

Voor aangevraagde aanvullende dekkingen wordt door de verzekeraar een aparte polis opgemaakt. (*) De stormdekking wordt middels een clausule op de assurantiecertificaten aangetekend.

Voorbeeld-cases dekking op IDEA Evenementenverzekering

In opdracht van u wordt door een IDEA-lid ter gelegenheid van een 25-jarig bedrijfsjubileum een groots opgezet evenement georganiseerd. Enkele dagen daarvóór komt de directeur als gevolg van een ongeval te overlijden. Het evenement wordt geannuleerd.
Deze annulering is gedekt onder de door het IDEA-lid aangeboden evenementenverzekering.

U laat feestelijk evenement organiseren door IDEA-lid en uw bedrijf is gevestigd op ca. 150 mtr. afstand van een plaats waar een nationale ramp plaatsvindt. Diverse personeelsleden en relaties van de opdrachtgever zijn door deze ramp getroffen. De directie van de opdrachtgever ziet zich gedwongen dit event te annuleren. Eventueel kan dit event over een paar maanden alsnog plaatsvinden.
Deze annulering is gedekt onder de door het IDEA-lid aangeboden evenementenverzekering.

Als hoogtepunt van een feestavond ter gelegenheid van een succesvolle beursgang is er door het organiserende IDEA-lid een topartiest /zanger(es) geboekt. Als gevolg van een ernstige verkoudheid is de artiest zijn stem kwijt en kan niet optreden. Het IDEA-lid slaagt erin een andere topartiest te boeken, echter tegen een hogere gage. De avond wordt hiermee gered en behoeft daardoor niet te worden geannuleerd.
De extra kosten verbonden aan het boeken van de vervangende artiest /zanger worden naar redelijkheid vergoed onder de door het IDEA-lid aangeboden evenementenverzekering.

Een  IDEA-lid geraakt door onvoorzienne omstandigheden insolvabel en is daardoor niet in staat om via hen geboekt evenement uit te voeren. De opdrachtgever heeft een groot deel van de (vaak niet geringe) kosten vooruit betaald.
De gemaakte en al vooruitbetaalde kosten kunnen worden geclaimd op de door het IDEA-lid aangeboden evenementenverzekering. Met de uitkering van de verzekeraar kan de opdrachtgever zich eventueel wenden tot een collega-lid om alsnog te komen tot uitvoering van het evenement.

Aan de teksten en voorbeelden op deze site kunnen geen rechten worden ontleend.

Worldwide excellence in entertainment

Stage Entertainment owns a network of theatres in eight countries where it produces musicals and shows developed by international partners or by its own creative teams. At its inception in 1998, Stage Entertainment comprised Stage Entertainment The Netherlands, Stage Entertainment USA, and Holiday on Ice. Over the past decade, the company has grown considerably, expanding its creative development and production activities around the world.